Wir finden, dass die Thematik wirklich nicht unterschätzt werden sollte, und widmen dem Thema an dieser Stelle einen Blog-Beitrag. Unsere Tipps für eine starke Ordnung:

• Merkblatt mit Ordnerstruktur-Logik erstellen, welche von allen Mitarbeitenden verstanden und identisch genutzt wird.
• Homogenität: Gleiche Strukturen innerhalb von Ordnern helfen enorm, die Arbeitsweise zu vereinfachen.
• Prozesse im Unternehmen miteinbeziehen: Wir verwenden zum Beispiel für alle Ordnernamen die Projektnummern aus unserem ERP-System.
• Mut zum Löschen oder zumindest einen Ordner mit dem Namen «loeschen» einführen. Dann muss man da schon einmal nicht suchen.
• Archivieren: Daten, welche nicht mehr benötigt werden, regelmässig archivieren. Und ja, regelmässig bedeutet in diesem Fall öfters als alle 10 Jahre. 😉
• Und schliesslich: von Zeit zu Zeit aufräumen!

Wir müssen an dieser Stelle aber ehrlich sein. Trotz Merkblatt, der guten Vorbereitung und allen Regeln: Nach über einem Jahr hat sich bei uns in den einen oder anderen Ordner auch etwas kreatives Chaos eingeschlichen.
Nachdem die Aufgabe «Ordnerstruktur bereinigen» über mehreren Wochen auf unserer To-do-Liste vor sich hingammelte, haben wir es schliesslich in Angriff genommen. Und es fühlt sich danach super an. Für den Übergang und bis die Ordnerstruktur stimmt – und von allen verstanden wird – gibt es das Tool Everything. Das Tool sucht blitzschnell und in jedem Winkel deines PCs nach der gesuchten Datei. Und das Beste: es ist kostenlos nutzbar.

Viel Spass beim Aufräumen! 😊