Wo das kreative Chaos nichts zu suchen hat

«Hey sag mal, wo finde ich diese Datei?» Es gibt Studien, die besagen, dass Mitarbeitende im Durchschnitt rund 13 % ihrer Arbeitszeit in die Suche nach Dokumenten investieren. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das ganze fünf Stunden und zwölf Minuten! Mathematisch gesehen lohnt sich die Ordnung also allemal.
Wir finden, dass die Thematik wirklich nicht unterschätzt werden sollte, und widmen dem Thema an dieser Stelle einen Blog-Beitrag. Unsere Tipps für eine starke Ordnung:

  • Merkblatt mit Ordnerstruktur-Logik erstellen, welche von allen Mitarbeitenden verstanden und identisch genutzt wird.

  • Homogenität: Gleiche Strukturen innerhalb von Ordnern helfen enorm, die Arbeitsweise zu vereinfachen.

  • Prozesse im Unternehmen miteinbeziehen: Wir verwenden zum Beispiel für alle Ordnernamen die Projektnummern aus unserem ERP-System.

  • Mut zum Löschen oder zumindest einen Ordner mit dem Namen «loeschen» einführen. Dann muss man da schon einmal nicht suchen.

  • Archivieren: Daten, welche nicht mehr benötigt werden, regelmässig archivieren. Und ja, regelmässig bedeutet in diesem Fall öfters als alle 10 Jahre. 😉

  • Und schliesslich: von Zeit zu Zeit aufräumen!



Wir müssen an dieser Stelle aber ehrlich sein. Trotz Merkblatt, der guten Vorbereitung und allen Regeln: Nach über einem Jahr hat sich bei uns in den einen oder anderen Ordner auch etwas kreatives Chaos eingeschlichen.

Nachdem die Aufgabe «Ordnerstruktur bereinigen» über mehreren Wochen auf unserer To-do-Liste vor sich hingammelte, haben wir es schliesslich in Angriff genommen. Und es fühlt sich danach super an. Für den Übergang und bis die Ordnerstruktur stimmt – und von allen verstanden wird – gibt es das Tool Everything. Das Tool sucht blitzschnell und in jedem Winkel deines PCs nach der gesuchten Datei. Und das Beste: es ist kostenlos nutzbar.

Viel Spass beim Aufräumen! 😊

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